今回は営業事務について徹底的に解説していきます。まず、皆さんは営業事務と聞くと、どんな仕事内容を想像しますか？「きつそう、、、」だったりとか「覚えることが多そう」と思いませんか？またその反面、やりがいが感じられそうという良好な意見もよく聞きます。
なのでこの記事では営業事務の仕事内容からきつい面、良い面を解説します。読むと営業事務にやりがいを感じたり、やってみたくなるような記事になってますので最後までお付き合いください！
①営業事務の仕事内容
②営業事務のきついポイント
③営業事務のやりがいとは？
Contents
①営業事務の仕事内容
まずは営業事務の仕事内容について解説します。営業事務は普通の事務と比べやることが非常に多いです。
そのため初めのうちは覚えなければいけないことがたくさんあります。
そのため、めげてしまうとい方もいますが、粘り強く仕事をしていくと感覚が身につき、やりがいを感じやすい仕事内容となっております。なので諦めずに打ち込み続けることが重要となります。
１−１仕事内容：書類作成
営業事務の仕事内容の一つ目は書類作成です。これは顧客や、他社に送付するための書類で主に見積書、契約書、発注書、納品書、受領書、請求書が挙げられます。
この書類作成は非常に大切で契約を取り交わす際の証明となるため、金額の記載や、個人の情報を記載します。なのでミスが許されない業務となっています。
相手に送付する前に一言一句間違いがないかという注意深さが磨かれる業務です。そして書類の内容は顧客によって千差万別なため、臨機応変に対応しなければいけない反面、やりがいも大きく感じられます。
１−２仕事内容：電話、メール対応
営業事務の仕事内容の二つ目は電話、メール対応です。営業担当の取次であったり、顧客や業者を相手に対応します。なので営業担当との共有がとても重要な業務となります。
普段から業務を共有できていないと、顧客や業者の質問に対応できなかったり、契約書などの書類がすぐに送付できなかったりと営業フローに遅れが出てしまう可能性があります。
また電話、メールでのビジネスマナーも重要です。応答一つが会社全体の印象となるため、相手にとって分かりやすく丁寧な文言を使えるようにしましょう。
ましてやビジネスマナーはどの業種でも重要となるので、覚えて使えることにより、仕事へのやりがいが非常に高くなります。
１−３仕事内容：商品管理(在庫、発注、出荷)
営業事務の仕事内容の三つ目は商品管理です。商品管理と一言で言っても様々な管理の仕方があります。
現在保管されている商品の在庫管理、顧客に提供する商品を業者へ発注する管理、顧客に出荷する商品の管理です。どの管理も商品の動きを管理するため正確さが重要となります。
また、時期であったり、期間により、商品の数は激しく変動するため、ミスが増えやすいです。
なのでミスを極力無くすために、逐一確認業務をし、注意力を働かせる必要があります。そのようにとても神経を使う業務ではありますが、商品を目前に営業の成果が、見えるため、やりがいを感じやすい業務です。
１−４仕事内容：資料の整理、ファイリング
営業事務の仕事内容の四つ目は資料の整理、ファイリングです。
こちらは営業後の契約書類や発注書類など全て控えとして残しておくためのファイリング管理となります。以前契約していた顧客の情報をもう一度見返したいなど、営業担当からの要望があったときのための整理整頓です。
顧客名ごとに分けたり、年数によって分けたりと様々な方法でファイリングします。近年では紙で残さずデータで残す企業も増えてきているため、効率の良いデータの仕分けを覚えておくと業務がスムーズです。
また、フォルダ内を一気に綺麗にできると気持ちもスッキリし、やりがいを感じます。
１−５仕事内容：顧客管理
営業事務の仕事内容の五つ目は顧客管理です。
こちらはこれから営業に行く新規のお客様情報や契約中の顧客情報の管理となります。主にどのような企業か、どのような商品を要望してくるかなどの情報が内容となります。
なのでしっかり管理されていると顧客相手の対策が立てやすいため、営業担当の仕事もスムーズになります。また顧客全体の傾向を知るものにもなるため、上手く使うとマーケティングにも役に立つ非常に重要な管理業務です。
商品管理では商品の動きが見れましたが、顧客管理では人間の心理の動きを見ることができるため、やりがいが見えてくること間違い無いです。
②営業事務のきついポイント
続いては営業事務の仕事内容きついポイントです。「きつい」という方は多いのですが、具体的に何がキツく感じるポイントでしょうか？そこが分かるとやりがいに繋がるかもしれません。
２−１営業事務のきついポイント：相手により千差万別
営業事務の仕事内容できついポイント一つ目は対応する相手が千差万別というところです。
決まった相手ばかりの対応をしていくわけではなく、何件もの違う相手との契約を管理するため、予測不可能なことばかり起こります。そのため、顧客の情報を覚え切ることができなかったり、思わぬトラブルが多いです。
どれだけしっかり管理していても失敗が付き物となります。
なので基本的ではありますが、失敗を繰り返さぬように自分の中で情報をアップデートしていくことが大切です。その敗とアップデートの積み重ねがやりがいに繋がっていきます。
２−２営業事務のきついポイント：仕事量の多さ、多忙
営業事務の仕事内容できついポイント二つ目はとにかく忙しいことです。
どれだけ仕事を早く片付けても新規開拓や顧客情報整理などその都度やる業務が多いため、仕事の終わりが中々見えません。ましてや手を止めて、溜めてしまうと余計に忙しくなっていきます。
解決方法としてはTO DOリストを作成し、時間内にやる仕事を明確にすることが重要です。またやりながらTO DOリストは更新していくと漏れがなく仕事をこなせるようになります。
目の前にある大量の仕事を効率良く片付けられた時こそ、やりがいが感じられるかと思います。
２−３営業事務のきついポイント：クレーム対応
営業事務の仕事内容できついポイント三つ目はクレーム対応です。メールや電話で顧客の対応をするため、クレーム対応もとても多いです。
これは営業担当のミスの場合もありますが、自分のミスの場合もあります。自分のミスの場合、書類作成の際の記載ミスや共有内容の誤りなどです。電話だとダイレクトに叱られてしまう場合があるので余計にめげてしまいます。
またどんなにこちらのミスでなくてもクレームになってしまうケースも少なく無いのです。そうなるとやりがいも無くなりがちですが、そのような時こそクレームを教訓に前進していくようにしましょう。
③営業事務のやりがいとは？
上記で営業事務の仕事内容きついポイントを記述しましたが、やりがいは非常に大きいです。この業種に耐え楽しむことができると、どの業種でも成長していくことができます。重要なやりがいを二つに分けて解説していきます。
３−１営業事務のやりがい：スキルが身に付く
まず営業事務でのやりがい一つ目はスキルが身に付くことです。主に資料作成に使うPCのスキル（Excel、PowerPoint、Word）やビジネスマナー、営業のスキルが身につきます。
これはやっていく中で実践的に身に付くため、様々な職種で役立てることができます。独学で勉強することもできるのですが、実践で使っていき失敗があると改善していくようになるので向上心が上がるという利点が大きいです。
特にPCスキルは覚えれば覚えるほど仕事内容の効率が良くなり時間内にできる作業が増えるため、勉強し続けることは重要となります。
３−２営業事務のやりがい：売上に直接繋がる
営業業務でのやりがい二つ目は売上に直接繋がることです。
普通の事務であると、企業に直接関係のない雑用をやったり成果が直接見られない場合が多いです。しかし営業事務の場合、顧客の動きや商品の動きが直で見えるので自分の対応した業務の重要さが実感できます。
また仕事内容をその都度見直して改善していくほど、売上に繋がるためやりがいを感じやすくなります。
関連記事：SES営業はつらい？自信を持って仕事できる方法を解説！
④営業事務：まとめ
営業事務の仕事内容とやりがいは理解できたでしょうか？覚えることは多くてもスキルがたくさん身に付くため、頑張る価値はとてもある業務です。仕事を向上させようとするのであれば失敗は付き物です。怖がらずどんどん挑戦する勢いでこなしていきましょう。
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